Infoniqa

Die FRANKEN BRUNNEN GmbH & Co. KG ist mit deutschlandweit ca. 780 Mitarbeitern einer der führenden Anbieter von Mineralwässern und Erfrischungsgetränken in Deutschland. Das bodenständi- ge Familienunternehmen setzt vor allem auf die hohe Loyalität der Mitarbeiter, u. a. durch einfache und unkomplizierte Arbeitsabläufe. Denn nur mit einer hohen Zufriedenheit und der damit verbunde- nen starken Bindung an den Arbeitgeber kann eine beeindrucken- de durchschnittliche Mitarbeiterzugehörigkeit von 18 Jahren erreicht werden. Mit insgesamt sieben deutschen Standorten werden Per- sonalabteilung und Geschäftsleitung aber immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. So auch in der Personalzeiterfassung, die durch ein veraltetes System so manche Schwierigkeiten barg.

Effizienz und Transparenz im Fokus

Würth International sah sich nach einem Dienstleister mit einer pas- senden Lösung um. „Wir suchten einen HR-Spezialisten, der unsere Prozesse versteht und Erfahrung hat. Ziel war es, die Effizienz der HR-Prozesse und die Transparenz gegenüber unserer Belegschaft zu steigern. Auf der Fachmesse Personal Swiss sammelten wir In- formationen zu den verschiedenen Anbietern. Dabei lernten wir auch Infoniqa kennen, die bereits mit Würth Österreich zusammen- arbeitet“, berichtet Angius-Braun. Aufgrund der guten bisherigen Er- fahrungen des Schwesterunternehmens und des genau passenden Leistungsangebots entschied sich Würth International schließlich für die modulare HR-Lösung engage! von Infoniqa. „Preis und Leistung passten sehr gut, aber auch die Anbindung an SAP Payroll war kein Problem“, stellt Angius-Braun fest.

Mit Beratung und Expertise zum Ziel

In den folgenden Workshops analysierte Infoniqa gemeinsam mit Würth die relevanten Prozesse, definierte die Details der Umsetzung und erstellte die erforderlichen Budgets. Dann passte der Dienstleis- ter die Lösungsmodule an die Vorgaben des Unternehmens, etwa die Corporate Identity, an. Im Dezember 2013 konnte Würth mit dem Bewerbermanagement den Echtbetrieb beginnen. „Der erste Eindruck war sehr gut. Zum Beispiel können wir mit dem CVlizer Tool unstrukturierte Bewerberdaten auf Papier oder aus E-Mails di- rekt ins System übernehmen. Denn rund 40 Prozent der Bewerbun- gen treffen immer noch per Post oder Mail bei uns ein, insbesonde- re Initiativbewerbungen. Mit der Lösung und der neuen Jobbörse können wir den Bewerbungsprozess deutlich vereinfachen“, erklärt Angius-Braun. Die Umsetzung lief zur vollen Zufriedenheit des Un- ternehmens. „Gerade mal die Anbindung der Jobbörse bereitete Probleme, Infoniqa konnte das aber rasch lösen. Insgesamt hat uns die Beratung und Expertise der HR-Spezialisten sehr beeindruckt.“

Einfacher und schneller informieren

Im nächsten Schritt nahm Würth International die engage! Perso- nalverwaltung in Betrieb. Neben den Stammdaten sind Organisa- tionsstruktur, Werdegang, Ausbildungen, Qualifikationen und auch Mitarbeitergespräche im System zentral abrufbar. „Mit engage! konnten wir die personalbezogenen Informationen und Dokumente transparent und jederzeit verfügbar machen. Führungskräfte und MitarbeiterInnen können nun – je nach Berechtigung – auf Stamm- daten, Dokumente oder auch Zertifikate zugreifen. Das spart uns Zeit und Aufwand, denn anstatt bei uns Listen, Formulare und Dokumente anzufragen, können sich die Verantwortlichen selbst bedienen. Ebenso können unsere Arbeitnehmer in der digitalen Personalakte die regelmäßigen Mitarbeitergespräche einsehen und ausdrucken, ihre Stammdaten, Sozialversicherungsnummer und Dokumente aufrufen oder ihre Zertifikate überprüfen“, so Angius-Braun. Der Employee Self Service bei Würth International ver- einfacht aber auch Bewilligungsprozesse, etwa für Weiterbildungen. Dabei löst der vollelektronische Workflow die bisherige Form auf Papier ab.

Die Größe des Unternehmens und seine Strukturen stellten zudem eine echte Herausforderung für das Projekt dar: Eine geeignete Per- sonalsoftware musste nicht nur länderübergreifend die Unterneh- mensprozesse und Vertriebsschienen so einfach wie möglich abbil- den, sondern auch Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen integrieren können. Von Beginn an wusste Doris Fischer-Knasmüller: „Die konsequente Einführung einer Personalsoftware gelingt nur, wenn das Programm einfach und anwenderfreundlich gestaltet ist.“ Bei der Entscheidung für die neue HR-Software spielten für sie und ihr Team auch Erreichbarkeit und Service des Anbieters eine ge- wichtige Rolle: „Der Support und die Projektbetreuung sollten erst- klassig sein. Unsere Wahl fiel daher auf Infoniqa.“

Zentrale Steuerung, ohne zu bürokratisch zu werden

In erster Linie sollten Standardprozesse im Personalbereich geschaf- fen werden, die einfach anzuwenden und zentral zu steuern sind. „Die technische Lösung sollte gerade genug Ausnahmen zulassen, um nicht unnötig bürokratisch zu werden. Wichtig war uns auch eine vernünftige Relation von Kosten und Nutzen: Wir wollten das Controlling verbessern, um durch den gezielten Einsatz von Stellen- anzeigen die Kosten insgesamt zu senken“, fasst Doris Fischer-Knas- müller die Ziele zusammen.

Mit dem Modul „Bewerbermanagement“ der Personalsoftware von Infoniqa lassen sich nicht nur Bedarfsmeldungen, Stellenangebote und Ausschreibungen mit wenigen Klicks verwalten. Die modula- re HR-Software ermöglicht gleichzeitig einen schnellen Zugriff auf die Daten jedes einzelnen Bewerbers. Seit 2016 ist das Modul bei XXXLutz im Einsatz und wird inzwischen von ungefähr 2.000 Mit- arbeitern in der Firma genutzt. Tendenz: steigend. Die Anwender sind mit der neuen Lösung hochzufrieden.

Automatische Prozesse sparen Aufwand & Kosten

„Das Sichten, Weiterleiten und Beantworten von Bewerbungen ist nun schneller und viel einfacher möglich“, so das Fazit der Projektleiterin. „Durch das Arbeiten mit Vorlagen, Erinnerungen und Rollen- systeme lassen sich Bewerbungsprozesse und die Bearbeitungsqua- lität einheitlich abbilden und zentral steuern. Die HCM-Software von Infoniqa ist ein verlässlicher Begleiter im gesamten Bewerbungspro- zess von der Stellenausschreibung über das Sichten eingehender Bewerbungen bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter.“